Le problème
En milieu d'accueil subventionné, la PFP dépend des revenus du ménage et change au fil de la vie des familles : nouveau calcul annuel, changement de situation, statuts particuliers comme le BIM. Chaque changement doit se refléter exactement dans la facturation, à la bonne date, sans écraser l'historique des mois déjà facturés.
Gérée dans un tableur, la PFP devient vite illisible : quel taux s'appliquait en mars ? Pourquoi la facture d'avril est-elle fausse ? Et comment justifier les montants lors d'un contrôle ?
Comment Kidola le résout
Dans Kidola, la PFP vit dans le contrat de l'enfant : le pourcentage s'applique automatiquement à la facturation de la période couverte. La règle d'or, validée par l'usage : une période de PFP = un contrat. Quand le taux change, on clôture le contrat en cours et on en démarre un nouveau au nouveau taux.
Ce découpage garde un historique irréprochable : chaque facture émise reste adossée au contrat et au taux en vigueur à sa date, ce qui rend les vérifications et les contrôles simples. Les cas particuliers se traitent à la facture, ligne par ligne.
Pas à pas dans l'app
- 1
Renseignez la PFP au contrat
À la création du contrat de l'enfant, indiquez le pourcentage de PFP en vigueur pour la famille : il s'appliquera à toute la facturation de la période du contrat.
- 2
Facturez normalement chaque mois
Les factures mensuelles appliquent le taux du contrat : vous n'avez rien à recalculer famille par famille.
- 3
Au changement de PFP : clôturez et recréez
Quand le taux change (révision annuelle, changement de situation), mettez une date de fin au contrat en cours, puis créez un nouveau contrat avec la nouvelle PFP sur la période suivante. L'historique des mois facturés reste intact.
- 4
Traitez les statuts particuliers à la facture
Pour un statut particulier (par exemple BIM) mal encodé qui produirait une facture « PFP non conforme », générez un brouillon de facture, supprimez les lignes erronées et ajoutez les bonnes lignes via Ajouter, y compris à 0 € si nécessaire.
- 5
Gardez les justificatifs au dossier
Déposez l'attestation de revenus ou de statut dans la rubrique Documents de l'enfant : le taux appliqué et sa justification restent ensemble.
Les pièges à éviter
- Ne modifiez jamais le taux d'un contrat déjà facturé : c'est le nouveau contrat qui porte le nouveau taux, sinon les factures passées deviennent incohérentes.
- Datez le changement au premier jour d'un mois quand c'est possible : les régularisations en milieu de mois sont sources de contestation.
- Un brouillon de facture se corrige librement avant finalisation : c'est l'endroit où traiter les cas particuliers, pas le contrat.
Questions fréquentes
Comment appliquer une nouvelle PFP en cours d'année ?
Clôturez le contrat en cours à la date du changement et créez un nouveau contrat avec le nouveau pourcentage : chaque période garde son taux et ses factures.
Comment gérer un statut BIM ?
Si le calcul automatique ne reflète pas le statut, corrigez à la facture : brouillon, suppression des lignes erronées, ajout des lignes correctes (à 0 € le cas échéant).
Puis-je justifier les taux appliqués lors d'un contrôle ?
Oui : chaque facture est adossée au contrat de sa période, avec son taux, et les justificatifs déposés dans Documents complètent le dossier.