Het probleem
Ouders willen nieuws, en het team wil het goed doen: dus vertrekken de foto's via WhatsApp, in groepen waar iedereen de kinderen van iedereen ziet, vanaf de persoonlijke telefoons van de kinderbegeleiders. Op het vlak van privacy en portretrecht is dat onhoudbaar; voor het team is het een extra last 's avonds.
En de belangrijke informatie van de dag (maaltijden, dutje, verzorging) belandt op briefjes die verloren gaan tussen de leefgroep en de luiertas.
Hoe Kidola het oplost
Kidola vervangt dat alles door één beheerst kanaal: de getagde foto's zijn enkel zichtbaar voor de ouders van de betrokken kinderen, de ingebouwde vervager maskeert de gezichten die niet in beeld mogen komen, en het dagboek van de dagfiche vertelt de dag (maaltijden, slaap, verzorgingen, activiteiten met commentaar) rechtstreeks in de app van de ouders.
Het team vult alles in tijdens de dag, tussen twee activiteiten door, vanaf de tablet van de voorziening: niets passeert via persoonlijke telefoons, en de ouders krijgen een melding wanneer iets hen aanbelangt. Communiceren wordt opnieuw een plezier, geen karwei.
Stap voor stap in de app
- 1
Activeer de oudertoegang
Open in Mon établissement (mijn voorziening) de Paramètres (instellingen) en activeer de oudertoegang (helemaal onderaan): de gezinnen kunnen dan inloggen op hun eigen omgeving.
- 2
Deel getagde foto's
Open vanaf de startpagina het tabblad Photos, voeg uw foto toe en selecteer de kinderen die erop staan: enkel hun ouders zullen ze zien, met een melding.
- 3
Vervaag de gezichten die niet in beeld mogen
Gebruik vóór het delen de ingebouwde vervager van Kidola om het gezicht te maskeren van een kind zonder toestemming voor portretrecht (of van een volwassene). De groepsfoto blijft deelbaar, zonder toegevingen op de privacy.
- 4
Houd het dagboek van de dag bij
Noteer op de dagfiche van elk kind de maaltijden, de slaap, de verzorgingen en de activiteiten (met commentaar). De « Communication de la crèche » (communicatie van de opvang) bevat het korte verhaal van de dag.
- 5
Gebruik de privécommunicatie wanneer nodig
De « communication privée » (privécommunicatie) van de fiche blijft onzichtbaar voor de ouders: dat is de plek voor interne notities van het team.
- 6
Verwittig alle gezinnen met één bericht
Voor collectieve info (sluiting, feest, herinnering) gaat u via Menu, Messages: één kind, een groep of de hele voorziening, met een melding per e-mail en in de app.
- 7
Laat de ouders hun meldingen activeren
De meldingen staan standaard uit bij de ouders: nodig hen bij de start uit om het belletje in hun profiel te activeren.
Valkuilen om te vermijden
- Regel het portretrecht op voorhand: een kind netjes verwijderen uit een al gedeelde groepsfoto kan niet. Tag zorgvuldig, en vervaag de niet-toegelaten gezichten vóór het delen, niet erna.
- « De ouders ontvangen niets »: negen keer op tien staan hun meldingen uit of is de e-mail in de spam beland. De inhoud blijft zichtbaar in hun app.
- Het ochtendbericht van een ouder verschijnt pas bij het team zodra de aankomst van het kind geregistreerd is: eerst registreren, dan lezen.
Veelgestelde vragen
Kan een ouder de foto's van de andere kinderen zien?
Nee: een foto is enkel zichtbaar voor de ouders van de kinderen die erop getagd zijn. Dat is de kern van het veiligheidsmodel van Kidola.
Hoe ga ik om met een kind zonder toestemming voor portretrecht?
Gebruik de ingebouwde vervager: u maskeert zijn gezicht rechtstreeks in Kidola vóór u de groepsfoto deelt. De andere gezinnen genieten van de foto, zijn privacy wordt gerespecteerd.
Moet het team zijn persoonlijke telefoon gebruiken?
Nee: alles gebeurt vanaf de tablet van de voorziening, met het account van de instelling. Niets passeert via privétoestellen.
Kunnen we een bericht naar alle ouders tegelijk sturen?
Ja, via Menu en dan Messages: naar één kind, een groep of de hele voorziening, met een melding per e-mail en in de applicatie.