Das Problem
Zu Jahresbeginn kommen alle Anfragen gleichzeitig: Die Familien bereiten ihre Steuererklärung vor und möchten eine Bescheinigung der Betreuungskosten, die sie im Vorjahr gezahlt haben. Sie von Hand zu berechnen, Familie für Familie, mit der Suche nach jeder einzelnen Zahlung, kostet Tage, und das Fehlerrisiko bei den Beträgen ist real.
Dazu kommen die komplizierten Fälle: Kinder, die die Einrichtung im Laufe des Jahres verlassen haben, zeitversetzt bezahlte Rechnungen, getrennt lebende Eltern. Ohne Werkzeug werden diese Bescheinigungen zur gefürchteten Januar-Pflicht.
Wie Kidola es löst
Kidola erstellt die Steuerbescheinigungen für alle Kinder auf einmal, auf Basis der im Jahr tatsächlich erfassten Zahlungen. Ein eigener Exporttyp „attestation fiscale (année précédente)“ (Steuerbescheinigung, Vorjahr) entspricht genau dem, was die Familien für ihre Steuer benötigen.
Ausgeschiedene Kinder bleiben im Archiv zugänglich: Ihre Daten werden drei Jahre aufbewahrt, Sie können ihre Bescheinigung also genauso einfach erstellen wie für anwesende Kinder. Sie prüfen, laden herunter und legen die Bescheinigung in den Dokumenten jeder Familie ab.
Schritt für Schritt in der App
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Öffnen Sie die Kinder-Exporte
Öffnen Sie im Menü Exports und wählen Sie das Kind-Symbol (das zweite). Dort finden Sie alle pro Kind erzeugten Dokumente.
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Wählen Sie den richtigen Bescheinigungstyp
Wählen Sie in der Liste Types den Eintrag „attestation fiscale (année précédente)“: Das ist in der Regel die Bescheinigung, die Eltern für ihre Steuererklärung anfragen. „Attestation fiscale“ deckt das laufende Jahr ab.
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Wählen Sie die Kinder aus, auch die archivierten
Wechseln Sie zwischen den Kategorien aktiv, nicht aktiv und archiviert, um niemanden zu übersehen: Kinder, die im Laufe des Jahres gegangen sind, stehen bei den archivierten.
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Prüfen Sie die Beträge
Die Bescheinigung übernimmt die im Jahr geleisteten Zahlungen. Wenn Ihnen ein Betrag falsch erscheint, kontrollieren Sie die Zahlungsdaten in den betroffenen Rechnungen: Eine Dezemberrechnung, die im Januar bezahlt wurde, rutscht ins Folgejahr.
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Laden Sie herunter und geben Sie weiter
Laden Sie die PDFs herunter und legen Sie jede Bescheinigung in der Rubrik Documents des Kindes ab: Die Eltern finden sie in ihrem Bereich. Der Versand erfolgt nicht automatisch, dieses Ablegen bleibt Ihre Aufgabe.
Typische Stolperfallen
- Ein Monat fehlt in der Bescheinigung: Die Rechnung wurde im Folgejahr bezahlt. Korrigieren Sie das Zahlungsdatum in der Rechnung und erzeugen Sie die Bescheinigung neu.
- Ein ausgeschiedenes Kind ist nicht auffindbar: Es steht bei den archivierten Kindern. Sie können es dearchivieren, korrigieren, neu generieren und wieder archivieren, ohne jede Auswirkung auf seine Daten.
- Das erzeugte PDF ist nicht bearbeitbar: Jede Korrektur läuft über die Rechnungen und eine Neuerstellung.
Häufige Fragen
Wird die Bescheinigung automatisch an die Familien gesendet?
Nein. Sie erstellen sie und legen sie dann in der Rubrik Documents jedes Kindes ab, wo die Eltern sie über ihren Bereich abrufen.
Kann ich die Bescheinigung für ein Kind erstellen, das die Kita verlassen hat?
Ja. Archivierte Kinder bleiben drei Jahre zugänglich: Wählen Sie beim Erstellen der Bescheinigungen die Kategorie „archiviert“ aus.
Worauf basieren die Beträge?
Auf den im Kalenderjahr in Kidola erfassten Zahlungen, nicht auf den ausgestellten Rechnungen. Das entspricht dem, was eine Steuererklärung verlangt.