Das Problem
Jeden Monat dasselbe Wettrennen: die Anwesenheiten aller Kinder zusammentragen, in das vom Chèque-Service Accueil erwartete Format bringen, die Datei ins Portal importieren, Ablehnungen korrigieren, von vorne beginnen. Eine fehlende Matrikelnummer, ein Schließtag, der zwischen Ihren Tools und dem CSA-Portal abweicht, und der Import schlägt fehl oder, schlimmer noch, ein Kind wird nicht abgerechnet.
Solange die Anwesenheiten auf Papierlisten oder in Tabellen leben, beruht jede Monatsabrechnung auf manuellen Übertragungen. Das kostet Zeit, und der kleinste Fehler wirkt sich direkt auf die Abrechnung der Familien und auf Ihre Einnahmen aus.
Wie Kidola es löst
Kidola erzeugt Ihren export FSP (FSP-Export) direkt aus den tatsächlichen Anwesenheiten der Einrichtung: Was das Team täglich erfasst, wird zu der Datei, die der CSA erwartet, ohne erneute Eingabe. Sie legen ein einziges Mal fest, ob Sie geplante, tatsächliche oder abgerechnete Anwesenheiten übermitteln, und der Export richtet sich danach.
Vor jedem Versand dient die Tour de Contrôle (Kontrollzentrale) als Sicherheitsnetz: Sie listet Kinder ohne Matrikelnummer und Tageskarten ohne Ende, kurz alles, woran der Import scheitern würde. Sie korrigieren in Kidola, exportieren, importieren in CSA, laden die Anwesenheiten: Die Monatsabrechnung wird zur Routine von wenigen Minuten.
Schritt für Schritt in der App
- 1
Richten Sie den Export ein einziges Mal ein
Öffnen Sie im Menü Exports, dann Paramètres, und wählen Sie, was Sie an den CSA übermitteln: geplante, tatsächliche oder abgerechnete Anwesenheiten. Diese Einstellung nehmen Sie nur einmal vor.
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Gleichen Sie Schließtage und Stundenraster ab
Prüfen Sie in Mon établissement (Meine Einrichtung) die Schließtage und die Stundenraster (Schulzeit- und Ferienraster). Sie müssen exakt dem entsprechen, was beim CSA hinterlegt ist, sonst meldet der Import geschlossene Tage.
- 3
Gehen Sie die Tour de Contrôle durch
Öffnen Sie die Tour de Contrôle und bearbeiten Sie die Hinweise: „Enfant sans Matricule“ (ein Kind ohne Matrikelnummer kann nicht an CSA exportiert werden) und „Fiches sans fin“. Das ist Ihre Checkliste vor dem Versand.
- 4
Kontrollieren Sie das Abrechenbare in der Synthèse Hebdo
In der Synthèse Hebdo (Wochenübersicht) zeigt die Spalte Facturable, was in den Export einfließt. Prüfen Sie den Hinweis „Facturable différent du planifié“, um Abweichungen zu erkennen, und passen Sie bei Bedarf mit Ajouter/Retirer Planning an.
- 5
Erzeugen Sie den FSP-Export
Wählen Sie in Exports den FSP-Export vom Type Semaine, um die vollständige CSA-Abrechnungsperiode abzudecken, oder vom Type Mois für einen vollständigen Kalendermonat (zum Beispiel vom 1. bis zum 31.). Sie erhalten die Datei fertig für das Portal.
- 6
Importieren Sie in CSA
Führen Sie im CSA-Portal den Import Tiers durch und warten Sie auf den Status „Succès“. Zu diesem Zeitpunkt sind Ihre Anwesenheiten importiert, aber noch nicht an die Abrechnung übergeben.
- 7
Laden Sie die Anwesenheiten in die Abrechnung
Öffnen Sie in CSA „Introduction des prestations“ und dann „Chargement des présences“: Dieser wesentliche Schritt übergibt die importierten Anwesenheiten an die Abrechnung. Ohne ihn wird nichts abgerechnet.
- 8
Prüfen Sie in der Liste des prestations saisies
Machen Sie Ihre Endkontrolle in der „Liste des prestations saisies“: Dort prüfen Sie Kind für Kind, was tatsächlich abgerechnet wird. Kurzfristige Nachträge erfolgen per „Montant rectificatif“ in CSA.
- 9
Erst abschließen, dann archivieren
Warten Sie den Abschluss ab, bevor Sie ausgeschiedene Kinder archivieren oder abmelden: Der CSA rechnet mit den Familien in der Folgewoche ab.
Typische Stolperfallen
- Fehler „geschlossene Tage“ beim Import: Ihre Schließtage stimmen nicht mit denen des Portals überein. Ergänzen Sie sie in Mon établissement und erzeugen Sie den FSP-Export neu.
- Fehlende Ferienstunden (zum Beispiel 62 Std. in Kidola, 36 Std. beim CSA): Das Stundenraster „Ferien“ ist nicht erfasst, das Kind wird nach den Schulzeitstunden abgerechnet.
- Ein Kind, das die Einrichtung verlassen hat, wird weiter abgerechnet: Setzen Sie ein Enddatum in seinem Vertrag, führen Sie den Retrait Massif in CSA durch und melden Sie es erst nach der letzten Abrechnung ab.
- Der den Familien berechnete Stundensatz ist der in PGI hinterlegte, und die CSA-Zeitblöcke haben Vorrang vor der Berechnung: Kidola und das Portal müssen dieselbe Matrikelnummer führen.
Häufige Fragen
Warum erscheint ein Kind nicht in meinem CSA-Export?
In den allermeisten Fällen ist seine Matrikelnummer nicht im Profil hinterlegt, oder das Kästchen „inclure dans les exports“ ist deaktiviert. Die Tour de Contrôle listet diese Kinder vor dem Export auf.
FSP-Export: Type Semaine oder Type Mois?
Beide existieren in Kidola: der Type Semaine deckt die vollständige CSA-Abrechnungsperiode ab, der Type Mois einen vollständigen Kalendermonat, zum Beispiel vom 1. bis zum 31. Wählen Sie nach der Periode, die Sie melden.
Werden die Rechnungen der Familien in Kidola erstellt?
Für den CSA-Anteil rechnet das Portal nach dem Abschluss mit den Familien ab. In Kidola erstellen Sie nur die Rechnungen außerhalb des CSA (Zuschläge, nicht abgedeckte Leistungen). Mit der Option Rechnungsimport importiert Kidola zudem die vom CSA erstellten Rechnungen und stellt sie den Eltern direkt in der App zur Verfügung.