The problem
Un nouvel enfant arrive dans le groupe et sa fiche n'existe pas encore : impossible de le pointer, de noter ses repas ou de prévenir ses parents. Attendre que la direction soit disponible pour créer le profil, c'est démarrer l'accueil avec un enfant invisible dans l'application.
Et quand la fiche est créée à la va-vite, il manque souvent l'essentiel : la date de naissance, les allergies, la consigne « pas de photos ». Autant d'informations que toute l'équipe devrait voir dès le premier jour.
How Kidola solves it
Dans Kidola, les comptes équipe et éducateur peuvent créer une fiche enfant : le bouton d'ajout est disponible directement dans la liste des enfants. Quelques champs suffisent pour que l'enfant apparaisse dans la liste à pointer dès sa date d'arrivée.
Si un frère ou une sœur est déjà dans la structure, la liaison Frère/Sœur reprend automatiquement les informations des parents : pas de ressaisie, pas de faute de frappe dans l'adresse email. Et les commentaires (allergies, consignes) s'affichent en pastille rouge à côté du prénom, visibles de toute l'équipe.
Step by step in the app
- 1
Ouvrez la liste des enfants
Dans Menu, ouvrez Enfants puis appuyez sur le bouton d'ajout. Il est disponible sur les comptes équipe et éducateur, pas uniquement côté direction.
- 2
Renseignez les informations de base
Saisissez le nom, le prénom, la date de naissance (obligatoire), le sexe et la date d'arrivée. C'est la date d'arrivée qui détermine quand l'enfant apparaît dans la liste à pointer.
- 3
Liez le frère ou la sœur déjà présent
Si un frère ou une sœur est déjà dans Kidola, utilisez la liaison Frère/Sœur en haut de la page : les informations des parents sont reprises automatiquement. Attention, la liaison exige la même adresse email des deux côtés.
- 4
Enregistrez, puis complétez la fiche
Après l'enregistrement, ajoutez la photo et les commentaires importants : allergies, consigne « pas de photos »… Une pastille rouge apparaît alors à côté du prénom sur la page d'accueil, visible par toute l'équipe.
Pitfalls to avoid
- L'enfant n'apparaît pas dans la liste à pointer ? Vérifiez sa date d'arrivée : si elle est dans le futur, ou si une date de départ est renseignée, il reste masqué.
- Un compte éducateur ne peut pas créer le contrat ni gérer la facturation : prévenez la manager pour qu'elle prenne le relais.
- L'inscription dans CSA se fait côté portail CSA, pas dans Kidola : créer la fiche ne suffit pas pour la facturation Chèque-Service.
Frequently asked questions
Pourquoi l'enfant que je viens de créer n'apparaît-il pas sur la page d'accueil ?
Sa date d'arrivée est probablement dans le futur, ou une date de départ a été renseignée par erreur. L'enfant n'entre dans la liste à pointer qu'à partir de sa date d'arrivée.
Puis-je créer le contrat de l'enfant depuis mon compte éducateur ?
Non. Le contrat, le planning contractuel et la facturation se gèrent depuis un compte manager : signalez la nouvelle fiche à la direction pour qu'elle complète le dossier.
La liaison Frère/Sœur ne reprend pas les parents, pourquoi ?
La liaison nécessite exactement la même adresse email des deux côtés. Vérifiez l'orthographe de l'email sur la fiche du frère ou de la sœur avant de recommencer.