Le problème
Sans contrat, un enfant existe dans Kidola mais son accueil ne repose sur rien : pas de planning, pas d'heures prévues, pas de base pour la facturation. Et dès que la vie réelle s'en mêle — un passage à temps partiel en cours d'année, des semaines de vacances différentes, un accueil purement occasionnel — le planning papier devient vite illisible.
Résultat : l'équipe ne sait plus quels enfants attendre, et la facturation se retrouve déconnectée de ce qui a été convenu avec la famille.
Comment Kidola le résout
Dans Kidola, tout part du contrat : vous saisissez la période et les horaires récurrents, et c'est ce contrat qui génère automatiquement le planning de l'enfant, semaine après semaine. Le tarif horaire s'y ajoute à titre indicatif.
Les cas particuliers ont chacun leur réponse : un contrat avec planning vide pour l'accueil occasionnel, un second contrat pour les changements en cours d'année, un planning supplémentaire qui écrase le récurrent pour les semaines de vacances.
Pas à pas dans l'app
- 1
Ouvrez les contrats
Dans Menu, ouvrez Contrats puis choisissez l'enfant concerné parmi les enfants existants.
- 2
Créez le contrat
Dans l'onglet Contrats, ajoutez un contrat avec le bouton d'ajout, puis saisissez la période : date de début et date de fin.
- 3
Saisissez les horaires récurrents
Renseignez les horaires récurrents de l'enfant : c'est cette saisie qui génère son planning. Chaque semaine reprendra automatiquement ces créneaux.
- 4
Ajoutez le tarif horaire
Indiquez le tarif par heure, à titre indicatif, pour compléter le contrat.
Les pièges à éviter
- Accueil occasionnel : créez un contrat avec un planning vide, puis ajoutez les journées au fil de l'eau depuis la Synthèse Hebdo.
- Changement en cours d'année (temps partiel, nouveaux horaires) : mettez une date de fin au contrat actuel et créez un nouveau contrat, plutôt que de modifier l'existant.
- Semaines de vacances : ajoutez un second planning (un planning vide par exemple) qui écrase le planning récurrent sur ces dates.
Questions fréquentes
Pourquoi le planning de l'enfant reste-t-il vide après la création du contrat ?
Le planning est généré par les horaires récurrents du contrat. Si vous n'avez saisi que la période sans horaires, aucun créneau n'apparaît : ajoutez les horaires récurrents, ou passez par la Synthèse Hebdo pour un accueil occasionnel.
Comment gérer un enfant qui change d'horaires en cours d'année ?
Clôturez le contrat actuel en lui mettant une date de fin, puis créez un nouveau contrat avec les nouveaux horaires. Vous gardez ainsi l'historique exact de ce qui a été convenu sur chaque période.
Le tarif saisi au contrat sert-il à facturer ?
Il est indicatif : il documente ce qui a été convenu avec la famille. Pour les structures conventionnées CSA, la facturation des familles reste pilotée par le portail CSA.