The problem
Une famille demande une journée en plus cette semaine, un enfant en accueil occasionnel vient mardi et jeudi : ces heures hors contrat existent bel et bien, mais où les noter pour qu'elles soient réellement facturées ? Un post-it sur le bureau ou une ligne dans un tableur finit trop souvent oublié au moment de la facture.
S'ajoute la subtilité du décalage entre présence et facturation : un enfant présent de 9 h à 15 h peut être facturé de 8 h à 17 h selon le contrat. Sans outil qui distingue les deux, impossible de s'y retrouver.
How Kidola solves it
La Synthèse Hebdo est l'endroit unique où la manager ajoute des journées occasionnelles ou des heures de présence, enfant par enfant, semaine par semaine. Les heures ajoutées sont reprises automatiquement sur la facture du mois — même sur un contrat vide.
Kidola distingue deux colonnes : le Planifié (la présence prévue) et le Facturable (ce qui part sur la facture). Vous les modifiez séparément, et vous pouvez même ajouter une journée sans la facturer en laissant la colonne Facturable vide.
Step by step in the app
- 1
Ouvrez la Synthèse Hebdo
Dans Menu, ouvrez Synthèse Hebdo, recherchez l'enfant, puis placez-vous sur la semaine concernée.
- 2
Ajoutez la journée ou les heures
À droite de la journée, le bouton d'ajout permet d'ajouter une journée occasionnelle ou des heures de présence.
- 3
Ajustez le planifié et le facturable
Le bouton de modification permet de modifier séparément le Planifié et le Facturable. La colonne Facturable est ce qui part sur la facture : un enfant présent de 9 h à 15 h peut par exemple être facturé de 8 h à 17 h.
- 4
Vérifiez sur la facture du mois
Les heures ajoutées sont reprises automatiquement sur la facture du mois : rien d'autre à ressaisir côté facturation.
Pitfalls to avoid
- La Synthèse Hebdo fonctionne aussi sur un contrat vide : c'est la méthode pour facturer un accueil purement occasionnel.
- Pour ajouter une journée sans la facturer, laissez la colonne Facturable vide.
- Gardez le réflexe de vérifier la colonne Facturable : c'est elle, et non le planifié, qui détermine ce qui part sur la facture.
Frequently asked questions
Les heures ajoutées en Synthèse Hebdo sont-elles vraiment facturées ?
Oui : elles sont reprises automatiquement sur la facture du mois, dès lors que la colonne Facturable est renseignée.
Puis-je ajouter des journées à un enfant qui n'a pas d'horaires au contrat ?
Oui, la Synthèse Hebdo fonctionne aussi sur un contrat vide : c'est le fonctionnement prévu pour l'accueil occasionnel.
Quelle est la différence entre Planifié et Facturable ?
Le Planifié décrit la présence prévue de l'enfant ; le Facturable est ce qui part sur la facture. Les deux se modifient séparément, ce qui permet par exemple de facturer 8 h – 17 h pour une présence de 9 h – 15 h.