Le problème
Chaque mois, la même course : rassembler les présences de tous les enfants, les convertir au format attendu par le Chèque-Service Accueil, importer le fichier dans le portail, corriger les rejets, recommencer. Un matricule manquant, un jour de fermeture divergent entre vos outils et le portail CSA, et l'import échoue ou, pire, un enfant n'est pas facturé.
Tant que les présences vivent sur des feuilles papier ou des tableurs, chaque décompte mensuel repose sur des ressaisies manuelles. C'est long, et la moindre erreur se répercute directement sur la facturation des familles et sur vos rentrées d'argent.
Comment Kidola le résout
Kidola génère votre export FSP directement depuis les présences réelles de la structure : ce que l'équipe pointe au quotidien devient le fichier que le CSA attend, sans ressaisie. Vous choisissez une fois pour toutes si vous transmettez les présences planifiées, réelles ou facturées, et l'export s'aligne.
Avant chaque envoi, la Tour de Contrôle joue le rôle de filet de sécurité : elle liste les enfants sans matricule, les fiches sans fin, tout ce qui ferait échouer l'import. Vous corrigez dans Kidola, vous exportez, vous importez dans CSA, vous chargez les présences : le décompte mensuel devient une routine de quelques minutes.
Pas à pas dans l'app
- 1
Paramétrez l'export une fois pour toutes
Dans Menu, ouvrez Exports puis Paramètres, et choisissez ce que vous transmettez au CSA : présences planifiées, réelles ou facturées. Ce réglage ne se fait qu'une fois.
- 2
Alignez vos jours de fermeture et vos grilles horaires
Dans Mon établissement, vérifiez les Jours de fermeture et les Grilles horaires (grille scolaire et grille vacances). Ils doivent correspondre exactement à ce qui est déclaré côté CSA, sinon l'import signalera des journées fermées.
- 3
Passez la Tour de Contrôle
Ouvrez la Tour de Contrôle et traitez les alertes : « Enfant sans Matricule » (un enfant sans matricule ne peut pas être exporté vers CSA) et « Fiches sans fin ». C'est votre check-list d'avant envoi.
- 4
Contrôlez le facturable en Synthèse Hebdo
Dans la Synthèse Hebdo, la colonne Facturable montre ce qui partira dans l'export. Vérifiez l'indicateur « Facturable différent du planifié » pour repérer les écarts, et ajustez avec Ajouter/Retirer Planning si besoin.
- 5
Générez l'export FSP
Dans Exports, choisissez l'export FSP de Type Semaine pour couvrir la période de facturation CSA complète, ou de Type Mois pour un mois civil complet (du 1er au 31 par exemple). Vous obtenez le fichier prêt pour le portail.
- 6
Importez dans CSA
Dans le portail CSA, faites l'Import Tiers et attendez le statut « Succès ». À ce stade, vos présences sont importées mais pas encore envoyées vers la facturation.
- 7
Chargez les présences vers la facturation
Toujours dans CSA, ouvrez « Introduction des prestations » puis « Chargement des présences » : c'est l'étape essentielle qui envoie les présences importées vers la facturation. Sans elle, rien ne se facture.
- 8
Vérifiez dans la Liste des prestations saisies
Faites votre vérification finale dans la « Liste des prestations saisies » : c'est là que vous contrôlez, enfant par enfant, ce qui sera réellement facturé. Les ajouts ponctuels de dernière minute se font par « Montant rectificatif » dans CSA.
- 9
Clôturez, puis seulement archivez
Attendez la clôture avant d'archiver ou de désinscrire les enfants partis : le CSA facture les familles la semaine qui suit.
Les pièges à éviter
- Erreur « journées fermées » à l'import : vos jours de fermeture ne correspondent pas à ceux du portail. Ajoutez-les dans Mon établissement puis regénérez l'export FSP.
- Des heures de vacances manquantes (par exemple 62 h dans Kidola, 36 h côté CSA) : la grille horaire « vacances » n'est pas saisie, l'enfant est facturé sur les heures scolaires.
- Un enfant qui a quitté la structure continue d'être facturé : mettez une date de fin à son contrat, faites le Retrait Massif dans CSA, et ne le désinscrivez qu'après la dernière facturation.
- Le tarif horaire facturé aux familles est celui inscrit dans PGI, et les blocs horaires CSA prévalent sur le calcul : Kidola et le portail doivent porter le même matricule.
Questions fréquentes
Pourquoi un enfant n'apparaît-il pas dans mon export CSA ?
Dans la grande majorité des cas, son matricule n'est pas renseigné sur son profil, ou la case « inclure dans les exports » est décochée. La Tour de Contrôle liste ces enfants avant l'export.
Export FSP : Type Semaine ou Type Mois ?
Les deux existent dans Kidola : le Type Semaine couvre la période de facturation CSA complète, le Type Mois couvre un mois civil complet, du 1er au 31 par exemple. Choisissez selon la période que vous déclarez.
Les factures des familles se créent-elles dans Kidola ?
Pour la partie CSA, c'est le portail qui facture les familles après la clôture. Dans Kidola, vous créez uniquement les factures hors CSA (suppléments, prestations non couvertes). Et avec l'option Import de factures, Kidola importe les factures émises par le CSA pour les rendre disponibles aux parents directement dans l'application.