Eine Kita zu leiten ist ein Beruf aus Leidenschaft. Aber seien wir ehrlich: Es ist auch ein täglicher Marathon. Zwischen Elternnachrichten, Dienstplänen, Rechnungen und Verwaltungsberichten gehen Ihre Tage oft noch lange weiter, wenn die Kinder längst abgeholt sind.
Und wenn die Lösung nicht wäre, mehr zu arbeiten, sondern besser zu arbeiten?
In Hunderten von Einrichtungen in Frankreich, Belgien und Luxemburg sparen Leitungen, die Kidola nutzen, im Schnitt 5 Stunden pro Woche bei der Verwaltungsarbeit. Fünf Stunden mehr für das, was wirklich zählt: Ihr Team, Ihre Familien und die Kinder.
Schauen wir uns an, wie das geht.
Alles an einem Ort, damit Sie wieder durchatmen
Denken Sie an all die Werkzeuge, die Sie jeden Tag benutzen: Excel-Dateien, Anwesenheitslisten, WhatsApp, Notizhefte, Ordner, E-Mails. Und jetzt stellen Sie sich vor, alles wäre an einem einzigen Ort vereint.
Mit Kidola sind alle Ihre Informationen, Anwesenheiten, Kommunikation, Abrechnung und Berichte in einem klaren und intuitiven Dashboard zusammengeführt. Schluss mit Doppelerfassung, Ausdrucken und Suchen in Ordnern: Alles wird in Echtzeit aktualisiert, für das ganze Team.
« Vor Kidola lagen bei uns überall Zettel herum. Heute öffne ich die App und weiß genau, was in jeder Gruppe passiert, auch aus der Ferne. »
Die Abrechnung automatisieren und die Abende zurückgewinnen
Die Woche der Rechnungsstellung muss kein Chaos bedeuten. Kidola erstellt automatisch klare und anpassbare Rechnungen, auf Basis der bereits erfassten Anwesenheiten, Verträge und Abwesenheiten.
Schluss mit Taschenrechner und riskantem Kopieren und Einfügen. Mit wenigen Klicks prüfen, versenden und archivieren Sie Ihre Rechnungen, ganz sicher. Und da alles in der Cloud gespeichert ist, sind Ihre Dokumente jederzeit verfügbar.
Ein Plus: Kidola erstellt auch Ihre automatischen Berichte für die Buchhaltung oder Ihre gesetzlichen Pflichten. Wenige Minuten genügen, wo Sie früher Stunden gebraucht haben.
Den Dienstplan vereinfachen und den Betreuungsschlüssel im Blick behalten
Anwesenheiten und Dienstpläne zu verwalten ist oft ein Kopfzerbrechen. Mit dem Dienstplan von Kidola sehen Sie Ihren Betreuungsschlüssel, planen Abwesenheiten voraus und passen Ihre Organisation in Echtzeit an.
Sie müssen einen Erzieher ersetzen? Die Woche neu organisieren? Ziehen, ablegen, fertig. Alle Ihre Daten sind an einem Ort: Sie sehen sofort, wer da ist, im Urlaub oder in der Fortbildung, ganz ohne Excel-Tabelle.
Ohne Stress mit den Eltern kommunizieren
Wir wissen es: Die Kommunikation mit den Familien kostet oft genauso viel Zeit wie die Verwaltung selbst. Dabei kann sie ganz leicht und angenehm sein.
Mit Kidola teilen Sie Fotos, Infos des Tages und Berichte mit einem Klick, direkt aus der App. Die Eltern sind informiert und beruhigt, ohne dass Sie fünfzehn einzelne Nachrichten beantworten müssen.
- Fotos des Tages
- Tagesbericht (Mahlzeiten, Schlaf, Aktivitäten)
- Nachrichten und Ankündigungen
- Sicheres Postfach
« Die Eltern lieben die App. Sie schauen jeden Abend hinein, wie in ein kleines Tagebuch vom Tag ihres Kindes. Das hat unsere Beziehung zu ihnen wirklich gestärkt. »
Das ganze Team mitnehmen und motivieren
Eine Kita funktioniert gut, wenn alle Zugriff auf dieselben Informationen haben. Das gemeinsame Dashboard von Kidola gibt jedem im Team, Erzieherinnen, Leitung und Küche, genau das, was er braucht, im richtigen Moment.
Dienstpläne einsehen, eine Abwesenheit eintragen, das Menü des Tages anschauen, eine Beobachtung ergänzen: Alles geht in Sekunden, auf dem Tablet oder dem Handy. Weniger Verwirrung, mehr Klarheit und ein echter Teamzusammenhalt.
Gewonnene Stunden, echter Mehrwert
5 Stunden pro Woche sind 20 Stunden pro Monat. Auf ein Jahr gerechnet sind das mehr als 6 Arbeitswochen. So viel Zeit, die Sie wieder in Fortbildung, in die Qualität der Betreuung oder einfach zum Durchatmen investieren können.
In einer Branche, in der jede Minute zählt, ist das mehr als Komfort: Das ist eine echte Veränderung.
Ihre Energie wieder auf das Wesentliche richten
Eine Kita zu leiten sollte sich nicht anfühlen wie die Leitung einer Papierfabrik. Kidola wurde Hand in Hand mit Fachkräften der frühkindlichen Betreuung entwickelt, um Ruhe und Effizienz in Ihren Alltag zu bringen: von der Abrechnung bis zur Kommunikation, vom Dienstplan bis zur Verwaltung.
Denn je mehr Zeit Sie bei der Verwaltung sparen, desto mehr bleibt für das Wesentliche: die Kinder.
Ihre Fragen zur Verwaltungszeit in der Kita
Wie viel Zeit spart eine Kita mit einer Verwaltungssoftware?
Leitungen, die Kidola nutzen, sparen im Schnitt 5 Stunden pro Woche bei der Verwaltungsarbeit, also rund 20 Stunden im Monat. Der Gewinn entsteht vor allem durch das Ende der Doppelerfassung: Eine einmal eingegebene Information fließt in die Abrechnung, die Anwesenheiten und die Kommunikation mit den Familien.
Welche Aufgaben einer Kita lassen sich automatisieren?
Die Abrechnung (erstellt aus den Verträgen und den tatsächlichen Anwesenheiten), die Zahlungserinnerungen, die Bescheinigungen, die Berichte für Buchhaltung und Behörden sowie ein großer Teil der Übergaben an die Eltern. Dienstplan und Betreuungsschlüssel aktualisieren sich in Echtzeit, ganz ohne Excel-Tabelle.
Braucht man technische Kenntnisse, um seine Kita zu digitalisieren?
Nein. Der Start wird begleitet: Übernahme Ihrer Daten, Einrichtung für Ihr Land und Schulung des Verwaltungsteams wie des pädagogischen Teams. Die meisten Einrichtungen arbeiten schon nach wenigen Tagen täglich mit Kidola.
Womit fängt man an, um Zeit in der Kita-Verwaltung zu sparen?
Mit der Zentralisierung. Solange Anwesenheiten, Abrechnung und Kommunikation in getrennten Werkzeugen leben, wird jede Information mehrfach erfasst. Alles in einem einzigen Werkzeug zu vereinen ist der erste Hebel, noch vor der Automatisierung.