Das Problem
Eine Familie bittet um einen zusätzlichen Tag in dieser Woche, ein Kind in gelegentlicher Betreuung kommt dienstags und donnerstags: Diese Stunden außerhalb des Vertrags gibt es tatsächlich, aber wo notiert man sie, damit sie auch wirklich abgerechnet werden? Ein Klebezettel auf dem Schreibtisch oder eine Zeile in einer Tabelle wird viel zu oft vergessen, wenn die Rechnung ansteht.
Dazu kommt die Feinheit der Verschiebung zwischen Anwesenheit und Abrechnung: Ein Kind, das von 9 bis 15 Uhr da ist, kann je nach Vertrag von 8 bis 17 Uhr abgerechnet werden. Ohne ein Werkzeug, das beides unterscheidet, findet man sich nicht mehr zurecht.
Wie Kidola es löst
Die Synthèse Hebdo (Wochenübersicht) ist der eine Ort, an dem die Leitung Zusatztage oder Anwesenheitsstunden erfasst, Kind für Kind, Woche für Woche. Die ergänzten Stunden werden automatisch auf die Monatsrechnung übernommen, selbst bei einem leeren Vertrag.
Kidola unterscheidet zwei Spalten: das Planifié (die vorgesehene Anwesenheit) und das Facturable (das, was auf die Rechnung geht). Sie ändern beide getrennt voneinander und können einen Tag sogar hinzufügen, ohne ihn abzurechnen, indem Sie die Spalte Facturable leer lassen.
Schritt für Schritt in der App
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Öffnen Sie die Synthèse Hebdo
Öffnen Sie im Menu die Synthèse Hebdo, suchen Sie das Kind und gehen Sie auf die betreffende Woche.
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Fügen Sie den Tag oder die Stunden hinzu
Rechts neben dem Tag können Sie über die Schaltfläche zum Hinzufügen einen Zusatztag oder Anwesenheitsstunden ergänzen.
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Passen Sie Planifié und Facturable an
Über die Schaltfläche zum Bearbeiten ändern Sie Planifié und Facturable getrennt voneinander. Die Spalte Facturable ist das, was auf die Rechnung geht: Ein Kind, das von 9 bis 15 Uhr anwesend ist, kann zum Beispiel von 8 bis 17 Uhr abgerechnet werden.
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Prüfen Sie die Monatsrechnung
Die ergänzten Stunden werden automatisch auf die Monatsrechnung übernommen: In der Abrechnung ist nichts erneut einzugeben.
Typische Stolperfallen
- Die Synthèse Hebdo funktioniert auch bei einem leeren Vertrag: So rechnen Sie eine rein gelegentliche Betreuung ab.
- Wenn Sie einen Tag hinzufügen möchten, ohne ihn abzurechnen, lassen Sie die Spalte Facturable leer.
- Behalten Sie den Reflex, die Spalte Facturable zu prüfen: Sie und nicht das Planifié bestimmt, was auf die Rechnung geht.
Häufige Fragen
Werden die in der Synthèse Hebdo ergänzten Stunden wirklich abgerechnet?
Ja: Sie werden automatisch auf die Monatsrechnung übernommen, sobald die Spalte Facturable ausgefüllt ist.
Kann ich einem Kind ohne Vertragszeiten Tage hinzufügen?
Ja, die Synthèse Hebdo funktioniert auch bei einem leeren Vertrag: Genau so ist es für die gelegentliche Betreuung vorgesehen.
Was ist der Unterschied zwischen Planifié und Facturable?
Das Planifié beschreibt die vorgesehene Anwesenheit des Kindes, das Facturable ist das, was auf die Rechnung geht. Beide lassen sich getrennt ändern, sodass man zum Beispiel 8 bis 17 Uhr abrechnen kann, während das Kind von 9 bis 15 Uhr anwesend ist.